Hasta hace pocos años hablar de este tipo de software era un tema de grandes empresas, departamentos de informática y de presupuestos que podían asustar a cualquiera. Ahora disponer de un sistema que ordene el negocio no es un capricho, es una necesidad.
Los adelantos tecnológicos hay que aprovecharlos cuando nos ayudan a mejorar nuestro día a día, por lo que las ventajas que tiene contar con un sistema ERP merece la pena conocerlas.
Qué es un ERP y en qué se diferencia de otras herramientas
Hablar de un ERP (Enterprise Resource Planning) es hacerlo del “cerebro” operativa de una empresa. En vez de un solo programa para facturar, otro para el almacén, otro para los clientes y otro para la contabilidad, todo está en el mismo lugar y se pueden estar interconectados.
La diferencia más importante que hay con otras herramientas es la integración. Un programa de facturación te puede sacar las facturas y ya. Un ERP hace posible que veas, desde la misma factura, si el cliente pagó, qué stock movió, qué coste tuvo dicho producto, cuál es el margen que deja y cómo será el impacto en las cuentas. No es solamente hacer cosas es comprender lo que pasa en el negocio.
Beneficios que se notan en el día a día
Lo que más se nota cuando se instala es el orden que proporciona. Esto hace que se vean menos hojas de cálculo sueltas, menos “lo apuntaré después”, etc. El dato se introduce una sola vez y se utiliza en varios sitios.
Todo ello se va a traducir en menos errores, tiempo perdido al cruzar información y mayor capacidad para tomar decisiones. Cuando sabes en tiempo real qué productos se van a mover, qué clientes pagan tarde o qué márgenes caen, es posible actuar antes de que el programa se haga más grande.
Del mismo modo, es de gran ayuda de cara a cumplir con las normativas. Con la factura electrónica obligatoria y VeriFactu, dispone de un sistema listo para eso te ahorrará dolores de cabeza, actualizaciones de última hora y hasta posibles sanciones.
Integración: la clave para no tener “islas”
El ERP por sí mismo no solamente es una ayuda, pero donde realmente despega es cuando se integra con otras soluciones. Por ejemplo:
- Un programa de nóminas conectado al ERP hace posible que los datos de empleados, costes laborales y asientos contables queden reflejados sin que haya que introducirlos dos veces.
- Un programa de facturación electrónica para autónomos o pymes que se integre en el ERP, asegurará que todas las facturas vayan a cumplir con la normativa y lleguen a la clientela y a la administración sin necesidad de hacer pasos manuales.
- La conexión con un sistema de gestión de almacén también evita que se produzcan sorpresas como tener un stock parado o vender lo que no se tiene.
No es cuestión de tener muchos programas por tener, sino de que se tengan los adecuados.
Ventajas competitivas que marcan la diferencia
Además de que sirve para poner orden, un buen ERP proporciona grandes ventajas frente a la competencia. Se puede responder con más rapidez a los clientes, ofreciendo información más precisa, reduciendo los costes operativos y escalando sin problemas.
Una pyme que automatice sus procesos podrá competir con empresas de mayor tamaño porque será más ágil. Una asesoría que digitalice sus flujos atenderá a mayor número de clientes con el mismo equipo. Las empresas de logística pueden optimizar rutas, reducir errores en los envíos y mejorar la satisfacción del cliente.
Cuando se está en un entorno en el que todo el mundo puede tener acceso a las mismas herramientas básicas, la diferencia estriba en cómo las vamos a usar. Un ERP que se aproveche bien lo que hace es multiplicar la fuerza a la hora de actuar y realizar las gestiones.
Errores comunes al implantar un ERP
Lo primero es cuando se piensa que un ERP puede arreglar todo por arte de magia. No estamos ante un botón de “solucionar empresa”. Requerirá definir procesos, formar al equipo, y en ocasiones cambiar las costumbres.
Otro de los errores es cuando se quiere hacer todo al mismo tiempo. Comenzar por lo crítico como puede ser la contabilidad, el almacén o la facturación, para después añadir módulos que funcionan mejor que si se quiere cambiar todo en un mes.
Mucha gente falla cuando no se implica al equipo. Cuando los que van a usar el sistema no participen en la elección y en el diseño de los flujos, es sencillo acabar boicoteándolo sin querer, por confort o miedo.
Conclusiones
Piensa que un ERP no es un gasto, lo puedes ver como una palanca. Si se elige y usa bien, te quitará mucho trabajo de encima, dándote información útil y permitir que te concentres en lo verdaderamente importante: hacer que crezca tu negocio.
